Målarbetet - ett hantverk
Av Richard Uski och Daniel Nordlander
Att vara noga med att sätta mål är ett förvånansvärt svårt arbete. Det låter så lätt att säga ”Mitt mål är att bli ekonomiskt oberoende!” eller ”Mitt mål är att min grupp ska bli helt självstyrande!”. Lätta ord att uttrycka, men oftast är vi inte beredda att leverera när det sedan gäller. Vi snubblar kanske redan på första steget, eller på uthålligheten. När vi väl inser att vi måste göra avkall på andra saker vi uppskattar i livet är det lätt att tappa ”beslutsamhetens friska glöd”. Hav mod! Här följer en gnutta omsorg om de goda intentionerna, en dos peppning att ta tag i målarbetet igen, samt litet nya perspektiv att hugga tag i för att lyckas!
Som systemorienterade konsulter utgår vi från roller, mål och sammanhang i vårt grundtänkande. Hur tydliga är rollerna? Vilket sammanhang ska jag verka i? Och vilket mål ska jag bidra till? Vi hävdar att målet är det som definierar både sammanhanget och rollerna. Trots detta upplever också vi, tillsammans med våra kunder, att arbetet med mål kan vara förvirrande. Vad är egentligen ett mål? Hur strukturerar och prioriterar vi mellan olika mål? Hur bryter vi ned dem, och hur vet vi om vi har lyckats uppnå dem?
Det har skrivits mycket om mål, målsättning, och måluppföljning, och genom åren har många olika modeller och system för målstyrning testats – ofta med överraskande goda resultat. Detta visar att många organisationer anser målstyrning vara viktigt och ofta investerar betydande resurser för att skapa tydliga mål och system för att styra mot dem. Samtidigt antyder detta att det inte finns ett universellt "one-size-fits-all"-system för målarbetet. Latham & Locke (New developments in goal setting and task performance) visar i sin forskning dessutom att det kan vara fördelaktigt att utveckla ett eget tankesätt och system som är anpassat till det specifika sammanhanget.
Underskattad effekt
”Forskning har visat att formulering av tydliga och utmanande mål … i kombination med strukturerade metoder för kontinuerlig feedback, förbättrar arbetsprestationer i genomsnitt med 20–25 %.”
Stefan Söderfjäll. En liten bok om mål
Den stora effekt vi kan få av att sätta tydliga mål och kombinera detta med strukturerad feedback är underskattad av många chefer. Detta framgår av de ofta frustrerade diskussionerna om den bristande tydligheten i många organisationer – man vill så gärna att det ska hänga ihop och fungera smidigt. När en organisation lyckas uppnå "Goal Alignment", där individens mål stöttar teamets mål, som i sin tur bidrar till avdelningens och slutligen organisationens övergripande mål, skapas inte bara högpresterande organisationer, utan även motiverade och nöjda medarbetare. När alla får en helhetsbild och upplever att allt hänger ihop, får de möjlighet att orientera sig och ta sin roll på ett funktionellt sätt, i samverkan med andra.
Tydlighet och sammanhangsanpassning ger effekt
Det är avgörande att inte bara klargöra hur mål relaterar till varandra och hur de leder till nästa nivå av mål, utan också att formulera varje enskilt mål tydligt.
Söderfjäll igen: "Tydliga mål ligger i framtiden och beskriver ett tillstånd vi önskar uppnå, bevara eller undvika. De möjliggör planering och prioritering genom att ange vad vi ska och inte ska göra, samt hur mycket och hur länge."
Forskning visar att anpassning av mål till olika sammanhang är avgörande. Ett okritiskt tillämpande av exempelvis den populära modellen SMART kan leda till ett alltför förenklat förhållningssätt till målsättningens konst. Det är dock klarlagt att tydliga mål bör vara specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsbundna. Mindre etablerat är att det likaledes är viktigt att förstå vilken typ av mål som sätts – är det ett resultatmål, prestationsmål, lärandemål eller processmål? Vad vi strävar efter och i vilket sammanhang vi gör jobbet påverkar i hög grad hur vi bäst formulerar och uppnår tydliga och effektiva mål.
Delaktighet borgar för värde i målarbetet
Organisationer som betraktar målsättning och styrning som en pågående process tenderar att lyckas bäst. De nöjer sig inte med att formulera mål som bara hamnar på en hylla eller tas emot med en likgiltig axelryckning av karaktären "Hörni, nu vill ledningen att ni ska göra detta också". I stället engagerar dessa organisationer sig i en aktiv dialog med mottagarna på alla nivåer. När målen är väl förstådda och mottagna på nästa nivå, kan de förmedlas vidare nedåt i hierarkin med både trovärdighet och hög grad av förståelse och acceptans. Genom att involvera alla nivåer i organisationen i kvalificeringen av målen, får man både högre efterlevnad av det efterföljande implementeringsarbetet, och ökad chans att målen är realistiska och specifika.
I organisationer med komplexa uppdrag blir det särskilt tydligt att målförtydligande är en kontinuerlig del av det dagliga arbetet. Dessa organisationer kan ofta ha mål som upplevs som motstridiga eller överväldigande. I sådana situationer är det vanligt att man väljer ut ett eget och avgränsat område att fokusera på. När flera personer väljer att lösa sina målkonflikter genom att förenkla och göra personliga bedömningar av avgränsningar uppstår ofta gnissel och konflikter inom organisationen.
Att prioritera rätt, klargöra målens betydelse och skapa överblick och samsyn blir avgörande för att hantera dessa utmaningar och för att säkerställa att alla i organisationen är eniga om riktningen och målen.
Övning ger färdighet
Vi har alla hört talas om de 10 000 timmar som behövs för att bli riktigt duktig på ett hantverk. De flesta av oss ser nog värdet av att som individ investera både tid och träning i att sätta mål. Möjligen är det något färre som vill ta sig an jobbet att sätta bra mål tillsammans i en grupp. Vår förhoppning är ofta att de individuella färdigheterna i målarbetet i tillräcklig grad kan översättas till gruppens målhantverkskonto. Men att hoppas att de individuella målsättningsfärdigheterna ska vara tillräckligt i en grupp med motstridiga synsätt på mål är naivt. Medveten träning på att sätta mål behöver genomföras i grupper som förväntas leverera som ett team, det vill säga grupper med ett ömsesidigt beroende av varandra för att nå målen. Ökat mervärde uppnås rimligen bäst när individens målarbetskompetenser matchar gruppens erfarenheter.
Vi bidrar gärna till att fler chefer sätter mål på ett kompetent och ändamålsenligt sätt, samt att de känner sig trygga i att leda gruppernas målarbete framgångsrikt.
Hör gärna av dig om du är nyfiken eller har ett annat perspektiv att komplettera med.