Hur ska man se på rekrytering egentligen? Alla vet att en väl genomförd rekrytering kan göra hela skillnaden mellan flopp och succé, men hur gör man då? Vi vill ta med er på en genomflygning av vårt sätt se på processen.

Sammanhanget

Jim Collins framförde i sitt inflytelserika gamla verk Good To Great (Collins, 2001) framgångsreceptet att rekrytera enastående personer, och sedan formulera vad man ska åstadkomma utifrån vilka talanger och egenskaper som samlats i teamet. Han har en poäng i att team fulla av allmänt talangfulla personer kan komma långt – men rekrytering behöver oftast vara mer specifik än så. Att göra en grundlig analys av systemet som upplever behov av tillökning (Hur ser målen ut? Organisationskulturen? Är rollen tydligt beskriven?) kan göra hela skillnaden.

Generell personbedömning

Om vi psykologer trodde att vi kunde göra de bästa bedömningarna av människors resurser och risker bara genom samtal, då skulle vi jobba så! Det har emellertid visat sig att klokt valda tester ger information som inte alltid kommer fram i aldrig så djupa intervjuer. Med evidensbaserade verktyg som test och djupintervjuer, är vi mycket skickliga på att göra en generell bedömning av lämplighet för olika typer av roller. Vill vi bli mer träffsäkra i matchningen av person och roll, behöver frågeställningen dock bli mer specifik, vilket vi arbetar med i vår system- och rollanalys.

Systemanalys och rollanalys

I alla system/organisationer sker utveckling och i arbetet med att hänga med (eller helst ligga före!) behövs en kontinuerlig analys och ibland nya krafter eller tillökning.. . Det är en bra start att göra en grundlig systemanalys om man upplever behovet av tillökning: Hur ser målen ut? Organisationskulturen? Är teamets roll i organisationen och dess uppgifter tydligt beskrivna?

När ett team behöver förstärkas eller få en ny ledare, använder vi oss av fyra steg för en rollanalys:

Hur ser teamets sammanhang ut i organisationen och i relation till omvärlden?
I det sammanhanget, vad är teamets syfte och mål?
Utifrån det, vilken är rollen som ska bemannas? För att förtydliga rollen kan frågor ställas som till exempel:
- Hur ser krav, ansvar och mandat ut?
- Hur vet man att man lyckats i rollen?
- Går detta alls att få ihop till en roll som en människa kan ta sig an?
Frågorna klargör vilka egenskaper som rollen kräver av en människa som tar sig an rollen:
- Vilka förmågor behöver man ha direkt? Och i vilka avseenden räcker potential att tillägna sig dem?
- Vilka personliga egenskaper skulle vara lämpliga i rollen?
- Vilka psykologiska riskfaktorer blir extra viktiga?

Specifik personbedömning

När man tagit fram en rollbeskrivning, görs en grundlig personbedömning av aktuella kandidater, med den uppsättning evidensbaserade metoder och kriterier som dikterats av rollanalysen. Här ingår alltid en kombination av test och djupintervjuer. Utöver test av begåvning och kapacitet, används den mest beprövade modellen för beskrivning av personlighet – femfaktormodellen. Här tillkommer också den förmåga att integrera olika data, som bara lång erfarenhet och djup förståelse av sammanhanget ger.

Risker

Ett viktigt perspektiv i urval är att fokusera på riskerna med en felrekrytering. Riskerna kan handla om att man får in en person som inte passar för rollen eller inte visar sig ha den potential man hoppats och trott. På senare tid har fokus ökat kring riskerna ur ett säkerhetsperspektiv – vinsten att undvika risken för sårbarhet blir väldigt tydliga när man ser exempel på övergrepp, insiderhandel eller spionage.

En intressant nyhet handlar om ny teknik och artificiell intelligens. Det har visat sig att man kan se psykologiska riskfaktorer med hjälp av AI-verktyg som analyserar svar på både fritext- och själv-skattningsfrågor. Polisen är redan igång och Försvaret, Europol och FBI har alla visat stort intresse för modellen som kallas PSYNC och är utformad av en professor i psykologi och forskare inom artificiell intelligens och lingvistik. Det här följer vi förstås med stort intresse!

Matchning

När man tagit fram en rollbeskrivning, och gjort en grundlig personbedömning av aktuella kandidater, vidtar matchningen. Ofta innebär detta en revidering av ”önskelistan” – man kanske får tänka om utifrån en kandidat med talanger som man från början inte insett vore till nytta. Ofta är ingen av kandidaterna en perfekt matchning, vilket leder till kompromisser och prioriteringar. Ett mål är att processen ska vara så grundlig och transparent att kandidat och arbetsgivare är överens – inte bara när matchningen är god, utan också när anställning inte vore en bra idé för någondera part. Till sist hamnar man ibland i det tacksamma läget att två eller fler kandidater matchar väl mot rollanalysen, vilket också leder till att ett djupare utforskande av vilka kriterier som är allra viktigast.

Preboarding, onboarding och fortsättning

Ett intressant begrepp är preboarding. Om man med onboarding menar hur man får igång en person i sin nya roll på bästa sätt, så är preboarding hur man riggar för att så ska ske. Preboarding är i princip det som händer från att man skrivit på anställningsavtal till att hen kommer till sin första dag på jobbet – allt från att beställa dator till att teamet är i synk vad gäller mål, roller och normer och därmed redo för att ta emot en ny medlem.

Det har visat sig att en rekrytering oftare blir framgångsrik om arbetet fortsätter efter en onboarding i ett fortlöpande utvecklingsarbete. I ett lärande system så följs själva rekryteringsprocessen upp, och slipas på till nästa gång. Det ska ju fungera ännu bättre nästa gång.

Den iterativa processen

Teamet utvecklas, en förändring märks i omvärlden, eller någon tar tjänstledigt – en dag upptäcker ni behovet av tillökning igen.

I figuren ovan beskrivs hela processen som en cirkelrörelse. Vi rör oss medurs från analys av roll och system, via beslutet att rekrytera, till själva urvalsprocessen och matchningen mellan individ, roll, team och kultur. När vi har genomfört en god onboarding och följt upp, så fortsätter arbetet med nästa rekrytering. I och med att ni har blivit lite skarpare för varje varv får vi en cirkelrörelse som utvecklas för varje gång - en utvecklande, lärande process: En iterativ cirkelprocess.

Vi önskar er lycka till i rekryteringens fortlöpande, iterativa cirkelprocess.

Rekrytering - en iterativ process